Laporan penjualan bulanan menjadi salah satu aktivitas yang wajib dipahami dan dilakukan oleh semua pelaku bisnis. Pasalnya, dengan melakukan hal tersebut kamu bisa terhindar dari kerugian dan mendapat keseimbangan pemasukan.
Selain itu, kegiatan tersebut juga bisa dilakukan oleh para owner untuk memantau kinerja karyawan lewat target dan barang yang terjual. Tak hanya itu, sales report juga memiliki peran penting untuk menentukan strategi bisnis yang tepat agar pendapatan lebih maksimal.
Namun, biasanya laporan penjualan tidak hanya terfokus pada transaksi saja tetapi diklasifikasikan menjadi dua yaitu hasil (pendapatan, penjualan) dan proses (prospek, panggilan telepon) . Keduanya sama-sama berkaitan dengan sales hanya saja memiliki fokus yang berbeda.
Cara Menyusun Laporan Penjualan Bulanan
Cara menyusun laporan penjualan bulanan sebenarnya tidak terlalu sulit untuk dilakukan, sehingga aktivitas ini bisa dilakukan untuk bisnis skala kecil maupun besar. Namun, ketelitian menjadi hal utama yang diperlukan agar sales report bisa maksimal.
Selain itu, ada beberapa hal lain yang perlu diperhatikan sebelum membuat sebuah laporan, mulai dari siapa audiensnya hingga menyiapkan data-data yang dibutuhkan. Nah, penasaran hal apa lagi yang harus diperhatikan dalam menyusun laporan penjualan? Yuk, simak informasi selengkapnya di bawah ini.
Baca Juga: Perbedaan Sistem Kasir Online dan Konvensional, Bagus Mana?
1. Tentukan Jenis Laporan Penjualan Sesuai Kebutuhan
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan menentukan jenis laporan yang diinginkan. Pada dasarnya kamu bisa memilih tujuh jenis laporan, apa saja? Berikut informasinya.
- Laporan dan jurnal penjualan: jenis ini berisi informasi tentang rincian dari seluruh transaksi penjualan yang sudah terjadi
- Rangkuman penjualan: data-data yang berisi rangkuman tentang penjualan dari seluruh pelanggan
- Rincian penjualan: laporan penjualan bulanan yang berisi tentang rincian transaksi dari seluruh pelanggan
- Penjualan sederhana: rangkuman penjualan yang sudah disederhanakan dari seluruh pelanggan, disini hasil yang ditunjukkan hanya jumlah keseluruhan.
- Laporan laba rugi tahunan: berisi detail tentang untung rugi yang dialami dalam satu bulan serta perbandingan setiap bulannya.
- Anggaran laba rugi: informasi tentang laba rugi dan perbandingan antara anggaran biaya dengan realisasinya.
2. Sesuaikan Laporan dengan Audiens yang Dituju
Dalam membuat sebuah laporan tentunya kamu harus mengetahui terlebih dahulu untuk siapa report ini akan dipresentasikan. Karena biasanya data yang disuguhkan akan sedikit berbeda tergantung dari instansi yang akan dituju.
Misalnya kamu ingin melakukan presentasi ke bagian eksekutif, pastinya data yang disuguhkan harus rinci dan juga mencakup banyak jenis laporan. Berbeda halnya ketika kamu hanya melakukan update mingguan kepada tim.
Oleh karena itu, ada baiknya kamu cari tahu terlebih dahulu agar data yang disuguhkan tepat sasaran dan membuat proses presentasi jadi lebih efektif.
3. Masukkan Data yang Sesuai
Menentukan apa saja data yang akan disuguhkan dalam sebuah laporan tentunya menjadi hal yang penting diperhatikan. Hal ini tentunya akan berdampak terhadap efektivitas kamu ketika sedang menyampaikan presentasi.
Pada bagian ini kamu bebas menentukan data mana saja yang penting untuk disuguhkan dan yang tidak. Dengan begitu kamu bisa lebih to the point dan laporan pun mudah dipahami oleh pihak yang berkaitan.
Baca Juga: Sistem Pemrosesan Transaksi
4. Tentukan Periode Laporan
Menentukan Periode laporan menjadi salah satu poin penting yang harus dilakukan, biasanya hal ini terbagi menjadi empat yaitu harian, mingguan, bulanan dan juga tahunan.
Pada bagian ini ada baiknya para pelapor juga mencantumkan hasil dari periode sebelumnya sehingga ada pembanding yang menentukan apakah perusahaan mengalami peningkatan atau penurunan performa.
5. Gunakan Alat Bantu Visual
Pembuatan laporan penjualan bulanan tentunya akan dipenuhi dengan angka-angka yang kompleks dan sering membuat pusing pembacanya. Oleh karena itu, ada baiknya kamu memberikan informasi berupa grafik atau tabel agar audiens lebih mudah memahami maksud dari data yang diberikan.
6. Gunakan Caption dan Label
Dalam membuat laporan penjualan bulanan berupa tabel atau diagram tentunya harus dilengkapi caption dan label. Hal ini berfungsi untuk mempermudah audiens untuk membaca hasil data yang disuguhkan.
Contoh Laporan Penjualan Bulanan
Setelah memahami bagaimana tahapan dan cara membuat laporan penjualan bulanan yang baik dan benar, berikut salah satu contoh yang bisa ditiru bagi kamu yang masih merasa kebingungan bagaimana cara membuatnya.
| PT Sejahtera Abadi | |||||
| Laporan Penjualan Bulanan | |||||
| Periode Juni 2019 | |||||
| No | Tanggal | Nama Vendor | Jumlah Barang | Harga | Total Penjualan |
| 1. | 01/06/2019 | PT Suka Makmur | 20 | Rp 500.000 | Rp 10.000.000 |
| 2. | 02/06/2019 | PT Sentosa | 35 | Rp 1.000.000 | Rp 35.000.000 |
| 3. | 03/06/2019 | CV Mulia Jaya | 15 | Rp 1.500.000 | Rp 22.500.000 |
| 4. | 04/06/2019 | PT Setia Abadi | 50 | Rp 2.000.000 | Rp 100.000.000 |
| 5. | 05/06/2019 | CV Maju Abadi | 70 | Rp 1.000.000 | Rp 70.000.000 |
| 6. | 06/06/2019 | CV Bumi Indah | 65 | Rp 500.000 | Rp 32.500.000 |
| 7. | 07/06/2019 | PT Internasional | 45 | Rp 1.500.000 | Rp 67.500.000 |
| 8. | 08/06/2019 | CV Muda Berkarya | 30 | Rp 2.000.000 | Rp 60.000.000 |
| 9. | 09/06/2019 | CV Maju Terus | 15 | Rp 1.500.000 | Rp 22.500.000 |
| 10. | 10/6/2019 | PT ABC | 55 | Rp 1.000.000 | Rp 55.000.000 |
| Total | 400 | – | Rp 475.000.000 | ||
Sebagai contoh, PT Sejahtera Abadi ingin melakukan laporan bulanan yang berkaitan dengan penjualan mereka kepada vendor-vendor rekanan. Sebelum membuat laporan, ada baiknya kamu menyiapkan data-data penjualan yang sudah dilakukan selama satu bulan.
Setelah itu, kamu bisa mulai menjabarkan berapa jumlah barang yang terjual secara berurutan dari awal hingga akhir bulan. Hal yang harus diperhatikan disini adalah jumlah barang dengan harga jualnya.
Jika dilihat dari contoh, PT Suka Makmur telah membeli 20 jenis barang dengan harga Rp 500.000 sehingga total yang didapatkan adalah 20 x Rp 500.000 = Rp 10.000.000. Ketika sudah mendapatkan total keseluruhan penjualan barulah kamu menjumlah total penjualan untuk memperoleh hasil penjualan.
Baca Juga: 15 Fasilitas Hotel yang Paling Dicari Tamu Saat Menginap
Sehingga kamu hanya perlu menjumlahkan semua total penjualan hingga mendapatkan hasil yang sesuai. Berdasarkan tabel di atas PT Sejahtera Abadi berhasil memperoleh penjualan sebesar Rp 475.000.000 dengan total 400 produk yang terjual.
Dengan hasil tersebut barulah kamu bisa membandingkan dengan penghasilan di bulan-bulan sebelumnya. Selain itu, dengan hasil tersebut para pimpinan juga bisa mengetahui bagaimana strategi yang tepat untuk mendapatkan keuntungan lebih besar di bulan selanjutnya.
Gimana, sangat mudah kan untuk membuat laporan penjualan bulanan? Dengan menerapkan cara tersebut, cash flow perusahaan tentu akan lebih sehat dan kamu juga bisa terus mengembangkan fasilitas untuk meraup keuntungan besar.
