Front office (FO) memegang peran penting dalam industri perhotelan. Orang-orang yang bekerja di posisi ini mempunyai tanggung jawab yang berhubungan dengan kenyamanan tamu serta divisi lain dalam dunia usaha tersebut. Maka dari itu, sistem front office hotel yang bagus sangat diperlukan untuk memastikan semua kegiatan berjalan lancar.
Ruby menawarkan sebuah aplikasi yang sudah memakai sistem tersebut. Namun sebelum mengoperasikannya, Anda lebih baik mengetahui dulu sejumlah tugas front office hotel yang nantinya dapat dioptimalkan platform tersebut.
Tugas utama front office hotel
Saat terjun di lapangan, front office memegang tugas-tugas utama yang mencakup:
- Reservasi kamar
Reservasi kamar menjadi tanggung jawab yang wajib ditangani front office. Tugas ini pula yang umum dikelola sistem front office hotel. Mereka yang akan membantu pelanggan untuk memeriksa hingga mengonfirmasi pesanan yang dilakukan secara online maupun offline. Hal ini mencakup solusi yang diberikan saat pelanggan menghadapi masalah dalam proses reservasi.
- Mengurus pendaftaran
Jika reservasi kamar hotel telah terkonfirmasi, front office lantas mencarikan kamar kosong sesuai tipe yang pelanggan pesan. Sistem yang baik pastinya memudahkan mereka menemukan kamar yang diperlukan dalam waktu cepat. Seandainya kamar tersebut penuh atau tak tersedia, maka front office akan merekomendasikan kamar alternatif.
- Memastikan tarif sewa
Sistem front offce hotel membantu dalam mencari tarif atau rate kamar yang dipesan pelanggan. Namun, front office juga wajib hafal informasi ini, baik saat pelanggan booking dengan harga normal atau memakai kode voucher yang mereka ambil lewat aplikasi. Pemeriksaan berkala pun harus dilakukan saat memasuki low dan peak season.
- Menyediakan opsi dan saran
Tugas lain yang diemban front office adalah pemberi saran dan opsi yang tepat kepada pelanggan. Selain pilihan kamar, informasi lain yang dapat ditanyakan kepada front office adalah fasilitas, menu, akses transportasi, dan keluhan yang dijumpai. Jangan sungkan bertanya, terutama saat kali pertama bermalam di hotel, demi mendapatkan pengalaman terbaik.
- Mengurus detail kunjungan
Data dan informasi yang terekam dalam sistem front office hotel memudahkan staf mengurus detail kunjungan para pelanggan, dalam hal ini tamu. Data yang dimaksud bisa berupa waktu check in dan check out, tipe kamar, dan layanan tambahan yang diambil saat memesan. Dengan begitu, pihak front office pun lebih sudahah menyusun laporan.
- Menjaga historis pelanggan
Satu lagi tugas yang harus dijalankan front office adalah menjaga historis atau catatan pelanggan yang bermalam di hotel. Data yang dimaksud berisi informasi pribadi yang tak boleh disebarkan sembarangan, kecuali kalau sudah menyangkut penyidikan kepolisian hingga kepentingan negara. Oleh karena itu, tanggung jawab front office tak boleh disepelekan.
Mengelola sistem front office dengan Bleustay
Menawarkan sistem front office hotel yang memudahkan pengelolaan, pengembangan, hingga pengoptimalan layanan melalui aplikasi. Menggunakan property management system (PMS), Bleustay dapat diandalkan juga untuk properti lain seperti vila.
Adapun kemudahan-kemudahan yang ditawarkan Bleustay mencakup:
- Booking secara online
Front office akan dimudahkan dalam mengelola reservasi atau booking secara online, karena prosesnya menggunakan mesin pemesanan berbasis web bawaan pihak pengembang. Tentunya hal ini dibekali dengan antarmuka yang user-friendly dan fitur-fitur yang mudah dioperasikan front office pemula maupun yang berpengalaman.
- Manajemen front desk dan reservasi
Sistem front office hotel yang disediakan Bleustay menyediakan manajemen front desk dan reservasi yang praktis. Salah satunya dengan kalander berfitur drag-and-drop yang memungkinkan front office melakukan perubahan dalam waktu cepat. Pelanggan yang datang pun akan langsung mendapatkan kamar saat pesanannya ternyata full-booked atau sedang tak tersedia.
- Metode pembayaran beragam
Menyediakan metode pembayaran yang bervariasi untuk memudahkan pelanggan dalam bertransaksi. Ada over-the-counter untuk pembayaran langsung, kartu kredit dan debit bagi yang tak membawa tunai, faktur, hingga pengembalian uang. Opsi yang beragam pun membantu saat salah satu metode sedang bermasalah.
- Pengelolaan laporan analitik
Laporan terkait penjualan, tingkat hunian, akuntansi, dan saldo rekening akan mudah disusun saat menggunakan sistem front office hotel profesional. Front office harus memastikan informasi yang dipakai akurat dan valid untuk mencegah kesalahan fatal. Selain itu, sistem pun akan mempercepat proses saat hotel mengalami peningkatan kunjungan di waktu-waktu tertentu.
- Pengaturan booking kelompok
Hal unggul lainnya yang membuat sistem front office hotel Bleustay dipertimbangkan adalah adanya pengaturan booking khusus kelompok. Front office tak akan kesulitan mengatur kamar atau ruangan saat menerima pesanan grup dan perusahaan. Termasuk saat menggabungkan kamar dengan memakai tarif terbaik bagi pelanggan.
- Konfigurasi kamar dan tarif
Masih berhubungan dengan kamar, front office yang pekerjaannya dibantu Bleustay lebih mudah menyesuaikan kamar dan tarif atau rate berkat konfigurasi yang tersedia. Pengaturan tersebut bisa disesuaikan kebutuhan pelanggan yang memesannya. Alhasil, mereka akan tetap menerima kamar yang nyaman meski tak mendapatkan jenis sesuai pesanan.
- Memantau profil para tamu
Memakai paket berlangganan untuk memakai sistem front office hotel memberikan keleluasaan. Salah satunya adalah memantau profil tamu maupun agensi. Front office dapat menggunakan fitur tersebut untuk memastikan tamu menerima layanan dan fasilitas yang tepat. Bahkan dari sini pula mereka bisa menemukan solusi atau menjadikannya bukti saat sebuah kasus terjadi.
- Houskeeping dan pemeliharaan
Untuk menjaga kelancaran dan keamanan pelanggan front office tentunya harus menjalin interaksi yang baik dengan divisi lain. Salah satunya back office seperti housekeeping dan maintenance atau staf pemeliharaan. Bleustay dalam hal ini dapat menjadi jembatan untuk menyebarkan informasi untuk menyediakan solusi atau penanganan lain yang berhubungan dengan operasional hotel.
- Melacak status secara online
Satu lagi kemudahan yang akan front office dapatkan saat menggunakan sistem front office hotel adalah melacak status secara online. Kegiatan-kegiatan yang dapat ditelusuri mencakup pengiriman dan penjemputan pelanggan yang meminta layanan tambahan dari hotel. Front office pun tetap bisa bekerja di front desk tanpa harus berpindah tempat.
Menilai dari kemudahan-kemudahan di atas, rasanya tak berlebihan bila Bleustay dapat diandalkan sebagai aplikasi pengelolaan terbaik untuk front office. Bahkan tak sedikit pebisnis yang memakainya untuk mengelola bisnis berbeda, terutama retail dan food and beverages (F&B).
Jika tertarik menggunakan Bleustay sebagai sistem front office hotel, silakan kunjungi website resmi mereka untuk mengetahui informasi lengkap terkait fitur, layanan, dan harganya.
