Tak sekadar membantu operasional, menggunakan sistem manajemen hotel pun dapat berpengaruh pada okupansi. Itulah mengapa, sistem atau aplikasi ini sangat dianjurkan untuk digunakan oleh pengelola hotel, vila, atau penginapan lainnya. Mari bedah bersama pengertian, menfaat, hingga rekomendasinya!
Salah satu kunci kesuksesan bisnis penginapan adalah tingginya okupansi hotel yang dipengaruhi oleh loyalitas pelanggan atau tamu. Hal tersebut disebutkan dalam buku “Manajemen Hotel” karya M. Yusak Anshori dan Gusti Ayu RMD. Supaya hal itu dapat terjadi, penggunaan sistem atau aplikasi manajemen hotel pun dapat membantu hal ini.
Sistem manajemen hotel bermanfaat agar pengelola dapat melakukan personalisasi para tamu. Caranya ialah dengan membuat profil tamu dengan lebih rinci dan spesifik, seperti preferensi makanan, jenis kamar favorit, asal daerah mereka, permintaan khusus, dan sebagainya. Latar belakang informasi ini membantu meningkatkan kenyamanan dan pengalaman tamu baik saat mereka menginap atau di masa datang. Ketika tamu merasa puas dan benar-benar nyaman menginap, kemungkinan besar mereka akan memilih untuk menginap setiap kali mereka berkunjung serta merekomendasikannya kepada kerabat.
Memahami Sistem Manajemen Hotel
Melansir Oracle, sistem manajemen hotel adalah perangkat lunak berbasis teknologi yang dirancang khusus untuk membantu operasional dan administratif hotel. Aplikasi yang juga kerap disebut sebagai property management system (PMS) ini memiliki berbagai fungsi, mulai dari reservasi kamar, manajemen inventaris, keuangan, pelaporan, hingga pelayanan tamu.
Fitur Utama Sistem Manajemen Hotel
Fitur utama yang dimiliki sistem ini cukup bervariasi tergantung pada solusi dan kebutuhan bisnis tertentu, namun umumnya mencakup beberapa fitur utama berikut:
- Reservasi Kamar:
Membantu untuk menerima dan mengelola reservasi kamar dari tamu secara efisien. Sistem ini juga membantu melakukan pemantauan ketersediaan kamar dan penyesuaian harga secara dinamis.
- Manajemen Keluar Masuk Tamu:
Proses check-in dan check-out jadi lebih cepat dan efisien. Pencatatan informasi tamu jadi lebih detail.
- Manajemen Inventaris Kamar:
Membantu memantau status kamar, termasuk kamar yang sedang dibersihkan atau yang perlu perbaikan. Ada juga data detail tentang fasilitas kamar dan jenis kamar.
- Sistem Pemrosesan Pembayaran:
Fasilitas untuk memproses pembayaran tamu, termasuk pembayaran tunai, kartu kredit, atau sistem pembayaran online bisa jadi lebih mudah. Ada pencatatan dan penyimpanan riwayat pembayaran. Di sisi lain juga membantu untuk menetapkan dan mengelola tarif kamar berdasarkan permintaan, musim, atau acara khusus.
- Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM):
Membantu membuat dan pemeliharaan profil tamu. Sistem ini juga dapat membantu penyimpanan preferensi tamu untuk memberikan layanan yang lebih personal.
- Pelaporan dan Analisis:
Laporan operasional dan keuangan dan analisis data untuk membantu pengambilan keputusan menjadi lebih strategis.
- Integrasi dengan Sistem Pemesanan Online:
Dapat menghubungkan sistem internal dengan platform pemesanan online untuk meningkatkan visibilitas dan mendapatkan reservasi tambahan.
Manfaat Menerapkan Sistem Manajemen Hotel bagi Pemilik Hotel:
Mengefisiensikan Operasional:
Sistem Manajemen Hotel mengotomatiskan berbagai tugas operasional, seperti pemesanan kamar, pencatatan tamu, manajemen inventaris, dan penjadwalan staf. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk pekerjaan manual, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi peluang kesalahan manusia.
Membantu Manajemen Reservasi Jadi Lebih Efektif:
Pemilik hotel dapat dengan mudah mengelola reservasi kamar, melihat ketersediaan, dan mengatur harga secara dinamis berdasarkan permintaan dan faktor lainnya. Ini membantu mengoptimalkan penggunaan ruang dan meningkatkan pendapatan per kamar.
Pelacakan Keuangan dan Pemrosesan Pembayaran:
Sistem ini memungkinkan pemantauan yang efektif terhadap keuangan hotel, termasuk pemrosesan pembayaran, faktur, dan pelaporan keuangan. Dengan ini, pemilik hotel dapat lebih mudah mengelola cash flow dan keuangan secara keseluruhan.
Peningkatan Layanan Pelanggan:
Dengan sistem manajemen hotel, pemilik dapat menyimpan informasi pelanggan, preferensi, dan riwayat kunjungan. Ini memungkinkan pemberian layanan yang lebih personal dan dapat meningkatkan pengalaman tamu, memicu kesetiaan pelanggan.
Analisis Data dan Pelaporan:
Sistem ini menyediakan alat analisis data yang kuat. Pemilik dapat melihat tren, performa kamar, preferensi tamu, dan faktor-faktor lain yang mempengaruhi keputusan strategis. Informasi ini membantu dalam mengoptimalkan strategi pemasaran dan pengelolaan hotel secara keseluruhan.
Integrasi dengan Platform Online:
Banyak sistem manajemen hotel terintegrasi dengan platform pemesanan online dan situs web hotel. Hal ini memudahkan pemilik hotel untuk memperluas jangkauan dan meningkatkan visibilitas online mereka.
Manfaat Sistem Manajemen Hotel bagi Tamu
1.Proses Check-in/Check-out Jadi Lebih Cepat:
Sistem ini memungkinkan tamu untuk melakukan proses check-in dan check-out dengan cepat, mengurangi waktu antre di resepsionis dan memberikan pengalaman yang lebih lancar.
2.Reservasi Jadi Lebih Mudah dan Transparan:
Tamu dapat dengan mudah melakukan reservasi kamar secara online melalui situs web hotel atau platform pemesanan. Informasi tentang ketersediaan kamar, fasilitas, dan harga ditampilkan dengan transparan.
3.Personalisasi Pengalaman:
Data pelanggan yang disimpan oleh sistem memungkinkan hotel untuk memberikan layanan yang lebih personal, seperti menyediakan preferensi kamar, menyambut tamu dengan nama mereka, dan memberikan layanan khusus berdasarkan riwayat kunjungan.
4.Akses ke Informasi Hotel:
Tamu dapat dengan mudah mengakses informasi tentang fasilitas hotel, menu restoran, kebijakan, dan kegiatan di sekitar hotel. Ini membantu tamu merencanakan dan mengatur kunjungan mereka dengan lebih baik.
5.Keamanan Informasi:
Sistem manajemen hotel seringkali memastikan keamanan informasi pribadi tamu. Hal ini memberikan rasa aman kepada tamu bahwa data mereka dikelola dengan baik dan tidak disalahgunakan.
Dengan mengimplementasikan Sistem Manajemen Hotel, pemilik hotel dapat mengoptimalkan operasional mereka, meningkatkan layanan pelanggan, dan meningkatkan efisiensi bisnis mereka. Di sisi lain, tamu mendapatkan pengalaman yang lebih nyaman, cepat, dan personal selama kunjungan mereka.
Rekomendasi Aplikasi Sistem Manajemen Hotel
Bleustay by Rideum merupakan software operasional properti yang dapat mempermudah para pengelola hotel atau penginapan. Sistem yang dimiliki Bleustay menawarkan solusi manajemen hotel yang dinamis dan dibuat khusus untuk memenuhi ekspektasi anggaran serta kebutuhan properti. Fitur yang ditawarkan pun sangat lengkap, mulai dari front desk management hingga concierge service app.
Sistem yang dimiliki Bleustay dapat diintegrasikan dengan sangat mudah. Pasalnya ada tim khusus yang telah disiapkan dan didedikasikan untuk menyiapkan sistem manajemen hotel pelanggan. Konsultasikan kebutuhan manajemen hotel Anda dengan mengeklik tautan ini.
Salah satu pemilik hotel yang telah menggunakan Bleustay mengungkapkan kepuasannya menggunakan sistem manajemen hotel besutan Rideum ini. Ia mengaku, berkat sistem yang telah terintegrasi, pihaknya dapat mengelola villa dan restoran dalam satu aplikasi sehingga membuat biaya operasional jadi lebih efisien.
Sumber:
- Manajemen Hotel Antara Teori dan Studi Kasus Manajemen Sumber Daya Manusia. N.p., Deepublish, 2023.
- What is a Hotel Property Management System (PMS)?
- Hotel Management System (HMS): A complete guide
